Meedoen aan de samenwerking
Is jouw gemeente geïnteresseerd om mee te doen aan de samenwerking? Of wil je meer weten over hoe je mee kunt doen? We beschrijven de 7 stappen waarmee je meedoet aan de samenwerking. En je staat er nooit alleen voor.
-
Informatie verzamelen. Je bent al begonnen door deze website te bezoeken. We kunnen je echter nog veel meer vertellen en laten zien over onze ervaringen en expertise met de inzet van de virtuele assistent. En dat doen we graag. Kosteloos en belangeloos. We zijn gemeente-collega's voor gemeente-collega's.
-
Presentatie van Gem voor jou en je collega's. We spreken af dat een collega van een al deelnemende gemeente een presentatie geeft aan jou en je relevante collega's. Zo krijg je de ervaringen uit eerste hand en kun je alles vragen wat je wilt weten over de virtuele gemeente-assistent.
-
Interne besluitvorming in jouw gemeente. Je wilt ongetwijfeld met je achterban overleggen of je gemeente wil meedoen. En gek genoeg begint hier de eerste samenwerking al: meerdere gemeenten gingen je voor en delen graag hun aanpak en memo's, zodat je daaruit kunt putten om je interne besluitvorming te versoepelen.
-
Samenwerkingsovereenkomst tekenen. De tekenbevoegde collega van je gemeente tekent met een addendum in op deelname aan de samenwerking met de Gem-gemeenten. Dit addendum wordt vervolgens ook getekend door de VNG, vanuit haar rol als ondersteuner van de samenwerking. Daarmee neemt je gemeente officieel deel aan de Gem-community. Je krijgt vervolgens Gem as-is: alle content, functionaliteiten en techniek die de gemeenten de afgelopen jaren hebben ontwikkeld, is direct voor jouw gemeente beschikbaar.
-
Start onboarding samen met een buddy-gemeente. In deze fase richten we Gem samen voor jouw gemeente in: - We delen relevante documentatie, zoals de DPIA en de verwerkersovereenkomst. Die laatste laat je ook tekenen door de tekenbevoegde collega en door de hosting-partij. - Collega's die met Gem gaan werken, maken accounts aan voor de systemen en platformen die gebruikt worden voor het beheer van de assistent en voor de samenwerking. - De code van de widget wordt toegevoegd aan de code van je gemeentewebsite. De look-and-feel bepaal je hierbij deels zelf. - We richten de 'achterkant' van de virtuele gemeente-assistent voor jouw gemeente in. Daarna vul je zelf de lokale informatie aan. - Je start een korte testperiode met de widget en eventueel de koppeling met het livechat-platform dat jouw gemeente gebruikt. - Bij de implementatie in je lokale werkproces word je vanuit de community ondersteund door een buddy-gemeente. - Je kunt ervoor kiezen om een implementatiemanager in te huren die het bovenstaande proces begeleidt. Contacten hiervoor lopen via andere gemeenten.
-
Live-gang. Op een door jou gekozen moment ga je live met de virtuele gemeente-assistent. Gemeenten zijn gemiddeld binnen 4 tot 6 weken live.
-
Samenwerken. Je collega's haken structureel aan bij de overleggen die bij hun rol passen. Denk aan het content-team, voor collega's die werken aan de Gem-content en/of de content van je website. En ze sluiten aan bij de portfolio-meetings waarin we gezamenlijk met alle deelnemers de voortgang van lopende ontwikkelingen bespreken en nieuwe initiatieven ingebracht en besproken kunnen worden.
Geïnteresseerd om mee te doen aan de samenwerking?
Hoe we samenwerken
Ook al drijft de virtuele gemeente-assistent op techniek, de inzet is en blijft mensenwerk. Gemeenten werken samen op de volgende niveaus:
Content-ontwikkeling (content-team). Samen verbeteren we de inhoud:
- We delen inzichten over het beter inrichten van de gemeentewebsite voor conversational AI.
- We delen inzichten over de vragen van onze inwoners en over hoe we de techniek kunnen verbeteren, zodat de antwoordkwaliteit toeneemt.
Ontwikkeling van nieuwe wensen en vragen (portfolio-overleg). Samen bepalen we de koers:
- We delen de afwegingen voor de inzet van open source technologie, met een voorkeur voor soevereine oplossingen.
- We dragen gezamenlijk bij aan de roadmap voor de verdere ontwikkeling van de virtuele gemeente-assistent.
Gezamenlijke beleidsafspraken en documentatie. Samen leggen we vast wat we leren:
- We zetten samen in op het delen van aanwezige expertise op gebieden als informatiebeveiliging, privacy, duurzaamheid, ethiek en juridische kwesties.
- We leggen onze keuzes vast in gedeelde documentatie en stukken die voor alle gemeenten relevant zijn, zoals de visie op virtuele assistentie in de dienstverlening.