Privacyverklaring
Deze privacyverklaring geldt voor de website virtuelegemeenteassistent.nl (Gem, de virtuele gemeente-assistent).
Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?
Verwerkingsverantwoordelijke: Stichting ICTU, Wilhelmina van Pruisenweg 104, 2595 AN Den Haag. Voor vragen over privacy kun je contact opnemen via het contactformulier op deze website.
ICTU heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG). De FG houdt intern toezicht op de omgang met persoonsgegevens en is bereikbaar via fg@ictu.nl.
Welke gegevens verwerken we?
We verwerken alleen gegevens die je zelf aan ons verstrekt. Het invullen van een formulier is altijd vrijwillig; als je je gegevens niet deelt, kunnen we alleen geen contact met je opnemen of je de nieuwsbrief niet sturen.
Aanmeldformulier
- Voornaam, achternaam, e-mailadres, gemeente
- Doel: contact opnemen over aansluiting van jouw gemeente op Gem
- Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG)
- Bewaartermijn: maximaal 12 maanden na laatste contact
Nieuwsbrief
- Voornaam, achternaam, e-mailadres
- Doel: je de nieuwsbrief over Gem sturen
- Grondslag: toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG); je kunt je toestemming op elk moment intrekken via de afmeldlink onderaan elke mail
- Bewaartermijn: tot je je afmeldt
Logging
- IP-hash (eenrichtings-hash met server-side sleutel: HMAC-SHA256, eerste 16 tekens), user-agent, formulier-tijdstempel
- Doel: rate-limiting en spamdetectie
- Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG) — een veilige, bereikbare website
- Bewaartermijn: 14 dagen
Met wie delen we jouw gegevens?
We verkopen of delen jouw gegevens niet met derden voor commerciële doeleinden. Een beperkt aantal dienstverleners (verwerkers) verwerkt gegevens in onze opdracht:
- de website draait op het Standaard Platform van Logius (de gedeelde hostingvoorziening van de overheid) en wordt door ICTU zelf beheerd;
- de e-mailvoorziening waarmee we de e-mail rond aanmeldingen en de nieuwsbrief versturen.
- Piwik PRO, via de gedeelde statistiekvoorziening van de Rijksoverheid (zie hieronder).
Met verwerkers sluiten we verwerkersovereenkomsten die hetzelfde beschermingsniveau waarborgen. Daarnaast verstrekken we gegevens alleen aan anderen als een wettelijke verplichting ons daartoe dwingt.
Doorgifte buiten de EER: jouw gegevens worden verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte en niet doorgegeven aan landen daarbuiten.
Geautomatiseerde besluitvorming
We nemen geen besluiten over jou op basis van geautomatiseerde verwerking of profilering.
Hoe beveiligen we jouw gegevens?
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking, in lijn met de AVG en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Voorbeelden: versleutelde verbindingen (HTTPS), toegang tot gegevens alleen voor wie dat voor het werk nodig heeft, en het direct hashen van IP-adressen in plaats van ze op te slaan.
Jouw rechten
Onder de AVG heb je recht op:
- Inzage — opvragen welke gegevens we hebben
- Rectificatie — laten corrigeren
- Verwijdering — laten wissen ("recht om vergeten te worden")
- Beperking — verwerking pauzeren
- Bezwaar — tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang
- Dataportabiliteit — gegevens in machineleesbare vorm ontvangen
- Intrekken van toestemming — voor verwerkingen die op toestemming rusten (zoals de nieuwsbrief), zonder dat dit de eerdere verwerking onrechtmatig maakt
Gebruik het contactformulier om een recht uit te oefenen. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen we je vragen je identiteit aannemelijk te maken. We reageren binnen één maand; bij complexe verzoeken mag deze termijn met twee maanden worden verlengd — we laten het je dan binnen de eerste maand weten.
Cookies en websitestatistiek
Functionele cookies (altijd actief)
We bewaren je taalkeuze in een functionele cookie (lang) zodat de site in je eigen taal blijft. Hiervoor is geen toestemming nodig: de cookie is strikt noodzakelijk voor de werking van de website.
Statistiek (privacyvriendelijk, zonder cookies)
Om de website te verbeteren meten we anoniem het websitebezoek met Piwik PRO via de gedeelde statistiekvoorziening van de Rijksoverheid (statistiek.rijksoverheid.nl). Deze meting is zó privacyvriendelijk ingericht dat we je hiervoor geen toestemming hoeven te vragen en geen cookiebanner tonen:
- de meting werkt zonder cookies; we plaatsen geen analytics-cookies op je apparaat;
- we herkennen een bezoek binnen dezelfde sessie zonder iets op je apparaat op te slaan;
- je IP-adres wordt gemaskeerd/geanonimiseerd;
- gegevens worden niet gedeeld met derden en niet voor advertenties gebruikt;
- we volgen je niet over meerdere websites heen;
- de gegevens worden binnen een afgeschermde overheidsomgeving verwerkt.
Grondslag: omdat de statistiek cookieloos en privacyvriendelijk is, valt het uitlezen of opslaan van gegevens op je apparaat onder de uitzondering op de toestemmingsplicht (artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet). De verwerking zelf baseren we op ons gerechtvaardigd belang om de website te verbeteren (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
Bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen deze meting (artikel 21 AVG). Neem contact op via het contactformulier; we kijken dan samen naar een oplossing.
Klacht
Ben je niet tevreden over hoe we met jouw gegevens of jouw verzoek omgaan? Neem dan eerst contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming via fg@ictu.nl. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als de website of wetgeving verandert. Onderaan deze pagina zie je wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.
Laatst bijgewerkt 9 juli 2026.